タスク管理のヒント
だからあなたは毎日やりたいことをすべて持っていて、 リストはいっぱいです - まず何をやるべきかを知っていますか？
かなり多くの人が、あまりにも多くのことをしているように感じ、それを行うにはあまりにも時間がかかります。 その圧倒された感情は、そのような印象的なすべての作業に優先順位を付けることができないことに起因します。 できるだけ早くあなたの予定リストが長くなってきて、どこから始めたらいいのか分からない場合は、タスクを特定し、評価し、優先順位を付ける方法があります。
1.リストを作る
義務を重要な順に並べ替える前に、必要な、または達成したいと思っているすべてのものの包括的なリストを作成する時間を取ってください。 さまざまなタイプのタスク用にセクションをセクションに分けます。 これらのカテゴリには、
毎日または毎週のタスク
これは個人的な食事 （ 食事プランニングや食料品買い物 ）や仕事関連の（毎週のチームミーティングなど）日常的な「行為」です。すでに日常の手順に従えば、これらの作業に精通しています。 もしそうでなければ、これは創造する良い時です。 あなたが含むものはさまざまです - 電子メールのチェックや食料品の購入を思い出させる人はいませんが、特定の時間や特定の日に特定のアクションを実行するように構造化リマインダが感謝している人もいます。
デッドラインのあるタスク
これらは明らかに特定の日付までに行われ、事前に準備が必要です。 例としては、3週間後の予定の学校用紙や、今から6ヶ月間予定しているパーティーなどがあります。
このような種類のタスク（プロジェクトと呼ばれることもあります）は、後で小さなコンポーネントに分割することができます。たとえば、「書面」は、関連書籍の読み込み、メモの整理、アウトラインの書込み、に。
定期的な仕事
これらは毎日または毎週の頻度では発生しませんが、1回限りのプロジェクトではありません。
定期的な仕事には、歯科医の予定や四半期ごとの税金などが含まれます。
自発的で必要な仕事
これらはあなたがしなければならないことを知っているタスクやプロジェクトですが、誰もあなたを作るつもりはありません。 彼らはめったに、時間制限が組み込まれていることはめったにありません。 中小企業のウェブサイトを改善したり、新しいプライマリケアプロバイダを見つけることを考えてください。
自己動機付け、必要でない仕事
これらはより楽しい活動ですが、他の、明らかに必要な仕事が彼らを集めていく中で、道端で倒れがちです。 喜びのための読書や趣味の仕事を考えてください。
いつかの仕事
これらのタスクは、あなたの予定リストの一番下または心の後ろにぶら下がっていますが、通常はすぐに、またはいつも行う必要はありません。 例：ラジエータをペイントします。
2.あなたのリストを整理する
一度すべてをリストしたら、まず何をすべきかを把握してスケジュールを整理できます。 （紙、 プランナー 、アプリ、オンラインカレンダーなどで物理的にどのように行うのか - あなたのために機能し、使用する方法を選択するよりも重要ではありません）について考える：
緊急または重要
すべてのタスクは、4つのカテゴリのいずれかにソートできます。 できるだけ早く緊急かつ重要な作業を最初に行うべきである。 可能であれば、重要ではない緊急の作業を委任することができますが、そうでない場合は、ポップアップ時に十分な柔軟性と余裕を持たせる必要があります。 重要ではあるが緊急ではない作業は事前に計画して緊急にならないようにすべきである。 重要でも緊急でもないタスクは、潜在的に排除することができます。ただし、それらを楽しむと、より厳しい義務によって混雑しないようにスケジュールに合わせて作業する必要があります。
アセスメント値
いくつかの方法でタスクの価値を判断することができます。 1つは、他の人々が影響を受けているかどうか、またその人たちがあなたにとってどれほど重要であるか（あなたの上司の承認と、あなたに頼っている子どもたちの幸福は、あなたが同意したあるグループの意見よりも重要ですあなたはまた、長期的に報酬を受け取っていると思われるタスクに高い価値を割り当てたり、単に報酬を得ることができます。
優先順位付けのタスクについて読むときにおそらく遭遇する参考資料の1つに80-20ルールまたはパレート原理があります。これは80％の影響が20％の原因から来ると述べています。 これはあなたには当てはまるかもしれませんが、あなたが実際に何を費やしているのか、あなたの努力のどれが払い戻されているのかを確認するのは良い思い出です。
タイミングと柔軟性
機能するスケジュールは、変更を可能にし、時間制約を認識する。 優先順位をつけて計画を立てるときは現実的です。 疑わしいときは、与えられたタスクがかかる時間を過大評価する。
2つのタスクが同時に期限切れになる場合、どのタスクを開始するかは、自分がどのように最もうまくいくかによって決まります。 一部の人々は、より複雑なものに集中するために単純なタスクを外に出すことを好みます。 他の人たちは、より困難な仕事を最初に開始し、その上に移動する前にその一部または全部をやり遂げると安心しています。 そのような作業が生産性を向上させない限り、最初から最後まで1つのタスクまたはプロジェクトを実行する必要はありません。
あなたの日々の必須タスクを最大で3つに制限してください。 その日には、より日常的であるか重要性が低い、より小さなタスクも含めることができますが、主要なタスクを積み重ねることは、ストレスと失望につながるでしょう。
優先順位は変わる可能性があることを覚えておいてください。あなたの上司があなたに今何かをさせる必要がある場合、前の優先順位はおそらく二番目に下がるでしょう。 柔軟性を持たせるためには、スケジュールにもっと時間を掛ける必要があります。
バッチタスク
バッチ処理は、時間のかかるやりとりを行うための最も効果的で効率的な方法の1つです。 バッチ処理とは、同じタイプのタスクを何度も何度も繰り返し実行することです。 最初のステップは、あなたが何度も何度も何度も何度も何度も何度も何度も何度も何度も何度も何度も何度も何度も作業を確認し、 その後、そのワークフローを使用して同時にこれらのタスクに取り組むことになります。
バッチ処理では、効率と生産性を向上させるために、同様のリソースを「バッチ」で必要とする同様のタスクを完了する必要があります。
バッチ処理を行うと、同じタスクを繰り返し実行する溝に入ることができ、指示を理解する時間や次の作業を浪費する必要はありません。
4.タスクを削除する
すべてのタスクをリストし、それらを最も重要なものから最小のものに分類すると、どのタスクがリストの最下部にあるのかが明確になります。 これらは時には他の人に委任されることもありますが、それが不可能な場合は、時間をスケジュールするか排除するかを決定する必要があります。
リストにあなたがしなければならないことややりたいことがある仕事があるかもしれませんが、ある時点で追加するように圧力を感じました（ジムに行く、ブッククラブに行く）。これらは完全になくすことができます。
最後に、あまりにも多くのことを行うことができます。すべてを完了できない場合は、ワークロードを評価して、優先順位をつけてより多くの練習が必要かどうか、あるいは誰かに伝える必要があるかどうかを判断します。特定のタスク。