私の仕事では、主に非営利団体向けのコミュニケーションの仕事をしています。 私が行う仕事の一部には、社内外のコミュニケーションのための戦略を確実に立てることが含まれます。 これには、私の現在の組織が今後6ヶ月間にやろうとし ているオフィス移転計画の策定も含まれます。
事務所内で計画を立てるには多くのステップがあると思うかもしれませんが、コミュニケーションを考慮する時間がない場合でも、従業員とクライアントの両方を意識した堅固な戦略を立てるには、 今後の変更について
従業員が移動の影響を直接受けるので、従業員から始めましょう。
内部通信に次の重要なメッセージを含める必要があります。
- クリアタイムライン：誰もがいつ何を期待するかを知るために、移動の主要なステップをすべて列挙してください。
- パッキングの説明：移動のためにオフィスやキュービクルをパックする方法に関する指示をスタッフに提供します 。 これには、 梱包材を入手する場所、 梱包材と納期の責任者が含まれます。
- オフィス閉鎖の事前通知 ：移動中は、オフィス機器および家具の最終的な梱包および移動を可能にするために、オフィスを閉鎖する必要があります。 職員がこれらの日付と、移転中に事業が継続するかどうか、そしてそれがどのようにして作業スケジュールと作業負荷に影響するかを認識していることを確認してください。
- 新しいオフィスプラン：スタッフは、新しいスペースがどのように見えるか、そしてオフィスがどのようにセットアップされるかを早期に知りたいと思うでしょう。 彼らはまだ彼ら自身のスペースを持っているのだろうか、または彼らは現在、キュービクルまたはオープンフロアプランに入っていますか？ スタッフに作業スペースがどのように変化するかを知らせる方法を作成してください。
- 新しい場所、駐車場、通勤のオプション：新しい場所への輸送を準備できるように、新しい場所について必要なすべての情報をスタッフに提供します 。
すべての主要メッセージを特定したら、これらのメッセージをどのように配信するのが最適かを判断する必要があります。 使用する方法は、メッセージの種類によって決める必要があります。
たとえば、タイムラインは社内イントラネット経由で簡単に配信できます。 一方で、質問が尋ねられ、回答されることを確実にするために、事務所閉鎖はスタッフ会議で最もよく提示されるかもしれない。
目標をスタッフに伝える方法：
- イントラネット：イントラネットを持つ企業や組織にとって、これは通常、ほとんどのメッセージにとって最適なプラットフォームです。 すべての従業員に届くファイルや情報を簡単に更新できます。
- イン・パー・ミーティング：メッセージが何であっても、スタッフ・ミーティングは発表を行い、スタッフに完全なディスカッションを行う機会を与えるのに適しています。 また、会議の時間を使って、情報がどのように伝達されるかを見直すことができます。
- 電子メール：電子メールは簡単ですが、情報を中継する最良の方法ではありません。 たくさんの電子メールを送信したくないので、必要なときに情報を見つけられません。 電子メールを使用する場合は、電子メールを使用して、情報を入手できる場所を人々に知らせるようにしてください。
- 一般的なフォルダ ：イントラネットを持っていない場合は、誰でもアクセスできるネットワークドライブに共通のフォルダを作成することが、人々がアクセスしたい情報を格納するための最良の方法です。
- 掲示板：情報が掲示される物理的なスペースは、すばらしいことです。 人々はそれを頻繁にチェックできるだけでなく、人々が自分の懸念を集めて議論できる場所も提供します。