あなたの移動のための通知チェックリスト
オフィスの移転は複雑です。 非常に多くのことを行うため、より小さくて重要なタスクを見落とすのは簡単です。 オフィスの進路を維持するために、次のチェックリストを使用して、何も元に戻されないようにします。
また、オフィスを動かすのに役立つ基本的な作業の簡単なチェックリストもご覧ください。
企業や顧客に移動を通知する
以下の詳細な通知リストは、移動前のビジネス情報の更新記事と併せて使用することができます。
一緒に使用すると、あなたはあなたのすべての拠点をカバーしていることがわかります。
また、移動中や営業時間短縮のために閉店するかどうかを顧客に知らせる必要があります。 これは、お客様のドアがロックされている場合に顧客が不満を感じないようにするための重要な通知となります。ビジネスのために開かれていることを事前に知っていれば、多くの電話を救うことができ、 言い換えれば、移行中に顧客にサービスを提供する計画をお客様に知らせることができます。
顧客とクライアント
お客様の拠点に、最初に、好ましくは少なくとも1ヶ月前に、移動が発生することを知らせることをお勧めします。 正式な手紙を送信するか、会社データベースの全員に地図を添付したメールを送信するか、新しい場所に関する情報を提供してください。 小売店の場合は、正面玄関に地図と通知サインを置き、小売店にはそれぞれの購入品を提供します。
あなたのウェブページに情報を簡単に従うように伝えてください これには「入居」販売または公式のオープニングパーティーが含まれる可能性があります。
サービスプロバイダー、ベンダー、政府機関
あなたの会社が定期的に使用するサービスとベンダーに通知します。
それは、プリンタ、宅配業者、事務用品店またはインターネットサービスプロバイダを含むことができる。
銀行と保険
銀行は早期に通知する必要があります。 会社の小切手の住所を変更し、小切手を印刷して、クレジットカード会社や他の金融機関やサービスプロバイダーに通知する必要があります。 ある銀行から別の銀行へ、またはある支店から別の支店へのビジネスアカウントの譲渡により、あなたの会社が利益を得ることができます。 新しい場所/近所で利用可能なサービスについて銀行の担当者に相談してください。
保険会社にも早期に通知する必要があります。 該当する場合、新しいスペースを評価し、新しい見積もりを提供する必要があります。 これは、あなたの保険会社が保険を移動することについて、またあなたの事務所が確実に保護されるために必要なものについて、あなたの保険会社と話す絶好の機会です。
受信電話メッセージを変更する
企業情報やマーケティング資料を更新するだけでなく、今後の動きを一般の人々が知ることができるよう、他の方法もあります。 留守番電話/ボイスメールサービスに、移動の日付、移動先、サービスへの影響を示す通知を追加します。 また、特定の懸念を抱く可能性のあるクライアントの連絡先情報も提供してください。
従業員にも、移動先と新しい住所に関する情報を記載した直属のボイスメール回線を変更します。 また、移動の連絡先を思い出させ、連絡先データベースにない人に変更を通知する簡単な方法です。
署名ラインを変更する
すべての従業員の電子メール署名行に通知を追加すると、送信されたすべての電子メールが今後の移動を受信者に通知します。 これは、会社の連絡先リストにない個人に届く優れた方法です。
スタンプ発信通信
「メモ新しい住所」と記載された赤いスタンプを購入する。 スタンプは、通常、オフィスのサプライ店で購入することができます。 受信者がアドレス変更を認識していることを確認するために、更新されたレターヘッドにスタンプを付けます。 この通知ステップは、移動が完了するまで適用されないことに注意してください。
電話
これはあなたがあなたの移動に関してあなたが連絡した最初のユーティリティでなければなりません。 あなたは、移動中にあなたのビジネスが開いたままであること、または可能な限り中断が少ないことを確認したいと考えています。 電話会社に、移動がいつ行われているかを知らせ、移動日の前日にその電話機がインストールされ、新しい場所で動作する準備ができていることを尋ねるだけで、移動日にシステムが起動していることを確認します。
あなたの移動の日にコールフォワードシステムをセットアップするよう会社に依頼してください。 あなたの会社が電話番号を変更している場合は、以前の番号にアドバイスが追加され、発信者に電話番号の変更を知らせるように要求します。 移動した後は、古い番号に電話をかけてサービスが確実に行われるようにすることをお勧めします。 また、次の電話帳とディレクトリで、新しいビジネス番号と住所が更新されていることを確認してください。
郵便局、電子メール、ソーシャルメディアアカウント
移動後の郵便局に通知し 、移動後数ヶ月間メールの転送を手配してください。 前述のように、移動前に従業員の署名行に移動通知を追加し、移動後にも移動通知を追加します。 移送後に、署名は、アドレスと連絡先情報の変更に注意するように受信者に尋ねる必要があります。
また、定期的な宅配便会社では、住所変更やサービスの変更についても通知を受ける必要があります。