ビジネスを動かす必要がある場合は、パックして移動する方法を計画する最善の場所がここにあります。 成功するための鍵は、オフィススタッフの残りの部分を動機づけ、調整するのに役立ついくつかの提携関係を構築することです。
移動を計画する
あなたの移動のすべての必要なステージを可能にするタイムラインを作成します。 あなたはそれが実現可能であることを確認するために、移動するチームの残りの部分またはマネージャーと監督者と議論する必要があります。
小規模オフィスでは、準備に最低3ヶ月、中規模から大規模オフィスで最低6〜8ヶ月は必要です。 鍵はできるだけ早く開始することです。
次のステップは、新しい空間に関するすべての情報を収集することです。 青写真やフロアレイアウトを取得して、コンセントやストレージスペースなどの重要なコンポーネントを識別できるようにしてください。最も重要なのは、新しいオフィスレイアウトを決定することです。 また、現在のスペースの一般的なレイアウトプランを用意して、2つを比較できるようにすることもお勧めです。 現在のオフィスに作業していない領域がある場合は、それらを識別して新しい領域で解決できるようにします。
受付面積の縮小や収納スペースの縮小、空きスペースの拡大など、新しいスペースの潜在的な問題のリストも作成してください。 壁を建設または塗装する必要がある場合は、大工や画家を雇う必要があります。
新しいスペースが取得されたときに対処されている可能性がありますが、移動前に追加の構造や外観の変更を行う必要がないことを確認してください。
あなたのチームを集める
中規模から大規模のオフィスでは、各部門または部門の担当者を指定して（またはボランティアに依頼して）特定の分野を調整します。
部門スーパーバイザーまたはマネージャーに割り当てることができます。マネージャーは、各従業員がデスク、ファイル、および個人用アイテムを梱包する責任を負うことを保証することができます。 小規模なオフィスでは、あなた自身でいるかもしれません。 そうであれば、調整を手伝うことができるかもしれない重要な人物をいくつか特定してください。
チームは、古いスペースに関する最新の問題を特定し、新しいオフィスに可能なソリューションを提供するのを支援することもできます。 それは、他の視点を取り入れ、変化に興奮していない人がいれば、合意に達するための素晴らしい方法です。
定期的に会議を開催する
あなたのスケジュールでは、定期的なミーティングを設定し、ミーティングの詳細を従業員に通知 し、オフィスやワークスペースを詰めるために何をする必要があるかを誰もが確実に知るようにします 。 心配や懸念を制限するように全員に知らせておくことが重要です。 意思決定が伝えられていない場合は特に、関与するすべての人にストレスがかかる。
あなたの予算を決定する
あなたの移動に割り当てられた特定の予算額がある場合は、移動者を雇う前に、または最初のボックスを梱包する前に費用を特定することが重要です。
タスクの割り当て
あなたの移動委員会に、完了する必要のあるタスクのリストを作成させ、それらがタイムライン/スケジュールに追加されていることを確認します。
電話会社のインストーラやコンピュータネットワークの専門家などの専門サービスプロバイダが必要な場合があります。 各部門のマネージャーまたは監督者に、自分のエリアから必要なものを質問します。 受付エリア、ロビー、保管場所など、共通のエリアがカバーされていることを確認してください。
最も重要な仕事の1つは、 ムーバーを雇うことです。 事務所運営に特化した移動会社があります。 あなたの研究を行い、適切な質問をして、会社をあなたのオフィスにやって来てあなたの動きを評価させるようにしてください。 世帯の動きと同様に、あなたは会社が信頼できるものであり、費用のために最高のサービスを受けていることを確認する必要があります。 このタスクは少数の人に割り当てられ、それぞれが特定の企業に電話をかけてメモを比較することができます。 可能な限り最高の価格を確保するために早めに開始してください。
連絡先リストを作成する
あなたは、あなたが動いていることをサプライヤと顧客の両方が知っていることを確認する必要があります。
このタスクを1人の担当者に割り当てて監視することをお勧めします。 顧客とクライアントに通知するには、移動先と移動中にビジネスがどのように動作するかについての特定の通信が必要です。 そのような情報は、顧客がサービスのために他の場所に行かないようにするために不可欠です。