どのくらいの時間文書を保管するかの簡単なチェックリストと何を細断するか
紙は痛みがあり、ホームファイリングシステムを管理することは難しいかもしれませんが、あなたが本当に必要なときが分からないために本当に必要な文書もあります。 ここでは、文書をどれくらい長く保管しておくのか、それを済ませたときにどの文書を細断処理する必要があるのかについての入門書があります。 これは、実行可能な家庭ファイリングシステムを作成し維持するためのクイックリファレンスガイドとして役立つはずです。
まず、受け取った紙の量を減らすことを考えれば、細断処理やファイルを少なくする必要があります。
これは、迷惑メールを取り除き、電子手形にサインアップし、チラシを受け入れない、使用しないクーポン、またはあなたが本当にしていないことを知っているときに掛けなければならないと感じる他の暦を意味します。
あなたが紙のように混乱していると感じているところまで苦労しているのであれば、手を抜くプロセスを通してあなたを導くことができる専門家に手を差し伸べてください。
第2のステップは、適切なメール管理システムを確実に確保することです。 あなたが来ているメールをより効率的に処理すればするほど、大量のファイリング/シュレッダー/リサイクルセッションを行う頻度は少なくなります。
電子ファイリングシステムのセットアップ
電子ファイリングシステムをセットアップして紙のファイリングを取り除くことで、スペースを節約し、紙の混乱を避けることができます。 それが勝利です。 今日では、電子ファイリングシステムは多くの意味があります。 始めるには、スキャナとファイルを保存する場所、コンピュータまたはクラウド上のフォルダシステム、および外付けハードドライブが必要です。
さまざまな種類の文書（例：家計、税金、自動車、出生証明書など）用の一般的なフォルダを設定する電子ファイリングシステムが検索可能なため、文書を保管することで精度を高める必要はありません。
次に、各文書をスキャンし、内容に応じてフォルダに格納します。
重要な文書のコピーを保持する
あなたの非常に重要な書類については、専門家はコピーを保管することを勧めます。
つまり、1つのコピーをクラウドストレージに保存し、もう1つをハードディスクに保存することができます。 また、電子コピーに1部、ハードコピーに1部を保管することもできます。
これらのドキュメントを永遠に保存する
これらのドキュメントは永遠に保存する必要があります。
Academic Records - 卒業証書、成績証明書、将来仕事に応募する際に使用されるポートフォリオ業務。
採用用紙
バプテスマの証明書
出生証明書
死亡証明書 - 税務上必要な場合があります。
運転免許証
雇用記録 - すべての条項、協定、懲戒ファイルおよび業績レビュー。
結婚証明書
医療記録
軍事記録
パスポート
退職年金記録
社会保障カード
ウィルズ
より短い時間で保存する
これらの文書は、毎月または毎週のように頻繁に触れることができます：
銀行口座明細書 - 1ヶ月
請求書 - 何らかの税金または保証に関連して1年間、他のすべての請求書は支払いが済むとすぐに破棄する必要があります。
クレジットカード請求書 - 支払いが完了すると直ちに破棄されます。
住宅改善領収書 - 家が売却されるまで保管してください。
投資記録 - 口座を閉鎖した後、または証券を売却してから7年。
リース - あなたが外出し、家主から預金を受け取るまで、維持してください。
Paychecks / Pay Stubs - あなたのW-2を受け取るまでに1年間
セールスレシート - 保証期間内に保管してください。 明らかに、これはアプライアンスやエレクトロニクスなどの主要な購入にのみ適用されます。 私は通常、返品の領収書が必要ないと知っている限り、食料品や衣類などの領収書を保管しています。
税務書類 - あなたの提出書類とW-2sと領収書のような付随するすべての書類を含めて7年間。
車両記録 - ボート、車、バイクが販売されるまで保管してください。
文書を取り除く方法
身分証明書の盗難から身を守る主な方法は、文書の細断処理です。 （自分の身元を盗難から守る方法については、セキュリティ専門家、Jay Foleyとのインタビューを読んでください）。 細断すべきものは何か？ 一般的なルールは、アカウント番号、生年月日、メーダン名、パスワードとピン、署名、社会保障番号などの情報を細断する必要があります。
繰り返しますが、これらは脳を揺るがすものではありません。
ここに基本があります：
文書がまだ「アクティブ」である場合、つまり参照のために文書を保持し、簡単なホームファイリングシステムを確立する必要があります。 これは、トピック別に文書を提出し、使用しなくなった時点で文書を細断処理することを意味します。
細断するべき書類
これらの文書が完成し、もはやそれらを必要としない場合は、細断するべきものがあります（書類作成のようなものはすべてリサイクルできます）。
ATMの領収書
銀行取引明細書
出生証明書のコピー
キャンセルされた無効な小切手
クレジットカード請求書
クレジットレポート
運転免許証（有効期限切れ）
任意の身分証明書
期限切れのパスポートとビザ
投資口座番号
法的文書
投資、株式および不動産取引
署名付きアイテム（リース、契約書、手紙）
荷物タグ
医療および歯科記録
社会保障番号付きの論文
パスワードまたはPIN番号
収入証明
事前承認されたクレジットカードアプリケーション
口座番号、クレジットカード番号またはその他の識別情報を含む領収書
税フォーム
それらの情報を識別する転写物
旅行の旅程
中古航空券
公共料金 （電話、ガス、電気、水道、ケーブルテレビ、インターネット）
これらの文書を整理し、必要がなくなったら細断処理するために、柔軟なファイリングシステムを設定してください。
あなたが維持しようとするものは何でも行動し、組織し、提出する必要があります。 私は家の提出システムが好きです。