7段階で住宅申告システムを構成する方法

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永久にあなたのために働く紙のファイリング+ストレージシステムを設定する方法

苦労は現実です。紙や紙の乱雑さを管理することはピットです。そのため、実際に使用する簡単で実用的なホームファイリングシステムを構築することが重要です。 今日、それは一緒にやっていくことです。

ゴール

残りの人生で実際に使用するホームファイリングシステムを設定する方法を学びます。 ライフスタイルの変化に対応するために柔軟性が必要であり、シンプルにする必要がありますので、実際にはそれを維持してください。

あなたが必要とするもの

• ファイリングキャビネットまたはファイルボックス
• 吊り下げファイルフォルダ（私は上に描かれたこれらの色のついたものが好きです）
• デスクトップファイルホルダー
• シュレッダー
• リサイクルビン
• ファイルフォルダ
• ラベルメーカーまたはペン

タイミング

これは週末のプロジェクトです。 仕事/学校などの長い一日の後、1週間後にこれを始めることはお勧めしません。コーヒーや紅茶を飲みながら、土曜日や日曜日の朝にこれを始めましょう。

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1つのスポットですべての論文を集める

ホームファイリングシステムを構築するための第一歩は、すべてのファイルと論文を同じスペースに集め、ソート、リサイクル、細断ができるようにすることです。 すべてのスポットを1つにすることには、次の利点があります。

1. それはあなたが手近な課題に集中し続けるでしょう。 あなたが試みるとき （ファイリングのように）興奮してはいけない課題、別の新しいプロジェクトを徘徊し始めたいという言い訳を達成します。 あなたの物資（ここにリストされています）とすべての書類を1か所に持っていれば、あなたは本当に言い訳がありません。
2. あなたはもっと徹底的になるでしょう。 あなたの家を一掃するということは、忘れてしまった洗濯室で紙の束が見つかると、数週間後にこの作業を繰り返す必要はないということです。

論文を探す場所（あなたの明白な机の引き出し、ファイリングキャビネット、郵便物の積み重ねを除く）：

1. リビング。 私たちはしばしば彼らと何をするのか考えていないので、論文はリビングルームに積み重なる傾向があります。 これは、あなたが常に私の郵便箱に何をすべきかわからない論文をいつも置くべき理由です。
2. バッグ 。 バックパック、作業袋、ハンドバッグ、ジムバッグ、スーツケース。
3. キッチン。 紙パイルにはキッチンに終わる方法があります。 これは、キッチンがドアを歩いているときに私たちが最初に頭に置くことが多いからです。

だから、あなたの論文をすべて集めてから...

あなたは5つのパイルを作成することができる硬い表面と良いスポットを選択してください。 これは、十分な大きさの場合は、キッチンテーブル、ゲストベッド、またはあなたの机かもしれません。 表面が十分に大きくなければ、床も機能します。

パイルが転倒する可能性のある紙が非常に多い場合は、ビンまたはダンボール箱を使用してください。 誤って昨年の納税申告を「リサイクル」ボックスに投函するなど、それらを別々にして間違いを避けるようにラベルを付けてください。

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あなたの論文を5つのカテゴリーに分ける

今すぐビジネスに立ち寄る時です。 あなたはそれぞれの論文に触れ、それに関する決断を下さなければならないでしょう。

ルール：各論文について決定を下す必要があります。 次の5つのカテゴリのいずれかに進みます：

1. 処置：処置を取ってから廃棄する必要があります。 これらを下記のカテゴリで「家計」と混同しないでください。 家庭用文書は永久に保管され、アクションファイルは一度使用されて廃棄されます。
   例：招待券、駐車券、予約通知、宿題、請求書など

2. アーカイブ：ハングアップする必要のある論文や文書ですが、年に1,2回以上参照や使用する必要はありません。
   例：納税申告書、医療記録、学歴、陪審義務、行為、リース、契約などに参加した証拠

3. 世帯：あなたの家（および人生）を稼働させ続けるために使用する書類です。
   例：クーポン、レシピ、ユーザーマニュアル、この年の領収書、今後の旅行に関する書類など

4. リサイクル：上記のいずれにも該当せず、個人情報を含まない書類や書類。
   例：あなたがもはや関心のないセミナーからの迷惑メール、ワークシート、新聞、雑誌、必要のない古い宿題、使用済み封筒など

5. シュレッド：カテゴリー1〜3には該当しないが、個人識別情報を含む論文および文書。
   例：クレジットカードオファー、旧銀行報告書、請求書など

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Declutter +不要になった文書やファイルを破棄する

あなたの最大の杭はリサイクルされます。 それらを最初にリサイクルしてください - あなたが扱っている紙の量をできるだけ早く減らしてください。

次に、シュレッダを細断します。これには、あなたの名前と住所を超えてあなたを識別するものが含まれていなければなりません。

また、コンテナストアのGuard ID Rollerは、非常にお手頃な価格で、シュレッダージャムを患っている人には非常に実用的です。 こうすることで、あなたの身分証明書の情報をスタンプして、シュレッドする代わりに個人情報が記載されたメールとドキュメントをリサイクルすることができます。

あなたは迷惑メールを投げたので、次のようなシステムをセットアップすることができます。

1. 使いやすいので、実際に使用します。
2. 人生の変化や新しいプロジェクトに対応するのに十分な柔軟性。 そして、
3. あなたが何かをすばやく見つける必要があるときに安全にしてください、あなたはそれを見つけることができます。

ここの美しさは、あなたの家やオフィスに出入りする紙の量に応じて、これらのカテゴリをさらに下げることができるということです。

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あなたのホームファイリングシステム用のアーカイブファイルを設定する

どの論文がアーカイブファイルに入っているかを決めるのはかなり簡単です。 これらはあなたが所有する最も重要な論文です。 彼らは、あなたとあなたの家族が存在し、税金を払い、家庭や車を所有し、大学を卒業し、パスポートやビザであなたの国外を旅行することができるという証です。 あなたがビジネスオーナーであるか複数の財産を所有している場合、このファイルはさらに大きくなります。

このファイルに保存する基本的なリストを以下に示します。

• 税金還付
• 医療記録
• 学歴
• あなたが陪審義務を果たした証拠
• 行為
• リース
• 契約
• パスポート
• とてもシアルのセキュリティカード
• 雇用記録
• 洗礼証
• 生命保険/退職証明書

これらの論文をラベル付きのフォルダのファイルボックスに保存します。 あなたが安全を保つために、より多くの「もの」を取得し始めると、耐火ボックスを購入することを検討してください。

あなたが頻繁に使用するファイル（年に数回）を正面に保管してください。 あなたがあまりにも具体的になると、本当に本当に必要なときに物事を見つけるのが難しくなるので、このスペースを過度に組織化しようとする衝動に抵抗してください。 一般的に、あなたがアーカイブファイルに浸っているなら、あなたは本当に本当に本当に本当に本当に本当に本当に本当に本当に本当に本当に本当に本当に本当に必要なものです。

ここに私のカテゴリがあります：

• アカデミック
• 車
• 雇用
• 財務
• 健康
• ID
• 保険
• 不動産

アルファベット順に整理しますが、IDファイルは事前に保管してください。 あなたの出生証明書、パスポート、社会保障カード、洗礼証明書などがあります。 これはまたあなたの結婚の免許を保持する必要があります。

これらの論文を保管するには、50ドル未満の価値の高いハイセキュリティデッドボックスを強く検討してください*。 もう1つのオプションは、ハイセキュリティ処方箋ボックスです。 これは医療用に設計されていますが、いくつかの失われた紙を簡単に保持できます。

独自のDIYファイルを設定することも、FileSolutions Home Filing Systemを使用することもできます。

*これらのファイルを紛失した場合、レジストラ、市町村書記、学術機関などから多くの費用を払うことになりますので、$ 50は価値のあるスマートな投資です。

07年6月

世帯ファイルを整理する

あなたの家計ファイルに保存する必要があるものについては、次のような経験則があります。将来必要なものはありますが、今すぐアーカイブファイルには含まれていないアクションを取る必要はありません。 あなた自身の家庭用ファイル（家庭用ワークブックと呼ばれます）を例として使用して、このファイルに何を保存するのか、そうでないのかをよりよく知ることができます。

最初に、ファイルボックスやビンの代わりに、クーポンやギフトカードのようなものを保存するためのセクションとポケットを備えたバインダーを作成しました。 このバインダーを使用して、次のセクションがあります。

• クーポン/グループン
• ギフトカード
• 今後の旅行/旅行の書類
• 私が提出したリベートと私の小切手を受け取るのを待っている
• 家電製品や大型家具などの高額商品の領収書
• あなたの報酬カードのすべてにポケットがあります
• 今後取り組むプロジェクトのノートと参考資料
• レシピ*
• 税金の領収書
• 自動車/住宅/賃貸人の保険契約

おそらくEvernoteのアカウントにこれらのほとんどをスキャンするだけかもしれませんが、必要なときにもう一度印刷する必要があるので、このノートブックに記入し、家庭用ワークブックと呼んでください。

*あなたはいつか戻ってきたいレシピのために別のファイルを保管してください。

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アクションファイルを設定する

アクションファイルは、対処してから廃棄する必要のある文書です。 永久にまたは長期間（1ヶ月以上）提出する必要がある書類または書類は、おそらくあなたの世帯ファイルに属しています。

アクションファイルは次のとおりです。

• 一度使用して廃棄するつもりです。 または、
• 対処を待っているファイル。

ボックスを使用してこれらの用紙を保管してください。具体的には、このボックスをお勧めします。 それは派手な色と考えているので、少なくとも週に1回はあなたがボックスを通過するようになるので、オレンジを選択してください。 これはまた、 メールを管理するためのIn Boxとしても機能します 。

アクションファイルに保存する内容の例を次に示します。

メール受信：

• あなたがメールで受け取ったものは、このファイルに入ります
• 誰かがあなたに手を差し伸べるか、あなたのハンドバッグにつかまえて押しつける紙片がここに入る

カレンダーアイテム：

• 次回のイベント、それらに付随する方向や返信用の招待状
• 支払いをしてから細断またはリサイクルするための請求書
• 許可書に署名する
• 予定リマインダー

支払う項目：

• 支払う駐車券
• 支払うべき請求書

あなたが待っているアイテム：

• あなたが戻ってきた場合に備えて、最近購入したものの領収書。 たとえば、Amazonからパッケージを入手した場合、製品がうまくいかず返品する必要がある場合に備えて、このビンに梱包用紙を投函します。 あなたが受け取った他のパッケージの場合も同様です。
• 待っているものの領収書。 たとえば、あなたが保険会社に請求書を提出し、払い戻しを待っている場合、それはこのファイルに書き込まれます。 返品した商品が銀行口座明細書またはクレジットカード請求書に表示されるのを待っている場合は、このボックスに入ります。

このファイルをより多くのカテゴリに分類することができますが、このボックスにすべてを入れてから、1週間に1回、2回または3回通過する方が簡単です。 その時点で、もはや不要なものをリサイクルまたは細断することができます。アーカイブや世帯に属するものや対応する必要のあるものはすべてファイル化できます。 目標は、このファイルを可能な限り小さく保つことです。

しかし、このトリックは、少なくとも週に一度、好ましくはより頻繁にこのファイルを通過しなければならないということです。 このタスクを パーソナルウィークリー開催プログラム に追加することを強くお勧めします。この方法では、週に1回、比較的少量の論文を提出して保管します。