よく通信するメールを送信する
電子メールは、人々が書面によるコミュニケーションを今すぐ送信する主要な方法の1つであり、変化する可能性は低いです。 それは簡単で、速く、切手を必要としません。
郵便での手紙や返答のために1週間以上待たなければならない時代は終わりました。 封筒を計量し、紙幣と手紙のために十分な郵便切手を受け取るために、郵便局に緊急事態を起こす必要はありません。 実際、多くの人が封筒に手紙を出したり、米国郵便局を通じて手紙を送ったことはありません。
電子メールは、個人的にもビジネスにおいても、コミュニケーションを行う最も簡単で迅速な方法の1つになっています。 これは、今まで信じられていた米国郵政公社がビジネスにとどまる方法を見つけるのに苦労しているような現象になった。
ネチケットと呼ばれることが多い電子メールのエチケットは、現在の文化のホットな話題であることは驚くことではありません。 電子メールは、米国人の広範なセクションで毎日送信されます。 ほとんどの企業は、電子メールを使用して従業員と1日を通して通信します。 ほぼすべての世帯にインターネットアクセスが可能なコンピュータが少なくとも1台あり、その中にはママ、パパ、子供、ティーン、さらには祖父母も含まれています。
私たちは電子レンジ、インターネット主導型の社会に住んでおり、誰もが親密で個人的ではあるが、手紙を書くのに時間をかけたいとは思わない。 それでも、電子メールがカタツムリメールよりもうまく機能する多くの状況があります。
ここでは、電子メールのメモを作成するときに留意すべきいくつかのエチケットと注意事項があります。
- 準備する。 電子メールの入力を開始する前に、それが初期のメモであろうとレスポンスであろうと、あなたはそれが何であるかをあなた自身が尋ねるべきです。 要するに、あなたの書く目的は何ですか？ ご存じの方は、完成したメールを読んでから送信して、目標を達成していることを確認してください。 それがグレードを作るなら、それを送ってください。 テキストが混乱している、厳しい、または不明瞭な場合は、おそらくあなたは再び始めるべきです。
- コミュニケーション。 このメールを受け取る本当の人と連絡していることを忘れないでください。 そのことを念頭に置いて、あなたはその人に名前をつけて敬意を表してください。 これが受信した電子メールへの返信である場合は、ノートの早い段階でご質問やご要望にお答えする時間が必要です。
- 呼吸。 私たちは、私たちの平静さを失うという点で、何らかの罪を犯しています。 あなたが怒ったり怒ったりするメールを受け取った場合は、そのような返信をしないでください。 高い道を歩いて、領収書を確認するか、応答する前に少し時間を取ってください。落ち着いて、よく考えられたメッセージで返信してください。 あなたは決して怒っている電子メール（または他の形式のコミュニケーション）には反応したくありません。 私たちが怒っているとき、私たちは、私たちが意味しない、あるいは言いたくないことを言う（または書く）傾向があります。 あなたの電子メールが送信されると、永遠にそこにあることを忘れないでください。
- 透明にする。 あなたの件名は、なぜあなたが受信者に連絡しているのかを真に表現するものでなければなりません。 メールの件名に関連するフレーズを使用します。 これは、あなたがビジネス用メールか個人用メールかを問わず成り立っています。 たとえば、来週の訪問についてあなたのお母さんにメールを書いている場合は、件名に「あなたの訪問」と書かれているはずです。
- 研究。 ビジネスアソシエイトに電子メールを送信する場合は、自分の姓と称号を使用することが適切です。 研究を行い、受信者に正しく対処してください。 会社の社長は、テイラー氏またはテイラー社長のいずれかに対処することができます。
- スペルチェック。 あなたが書面で連絡しているときは、スペルチェックの使用が重要です。 あなたがエラーでいっぱいのメモを送るとき、それはあなたがたるんでいるか、細部に注意を払わないことを伝えます。 常にスペルチェックを実行するか、自動修正するプログラムを使用してください。 その後、もう一度それを読んで、使用したい言葉が何か違うものに自動修正されていないことを確認してください。
- 校正。 あなたが送る予定の電子メールをすばやく校正するために必要な余分な数秒または分を取る必要があります。 この時間をかけて、厄介な文章を編集したり、句読点を忘れてしまったりしないでください。
- トーンを見てください。 時々、あなたの意図とは異なる電子メールが出ることがあります。 電子メールのトーンは非常に重要で、あなたのメッセージと同じくらい重要です。 これは書面によるコミュニケーションであるため、あなたのトーンが気持ち良く、あなたが話したいことの真の表現であることを確認する必要があります。 あなたの受取人はあなたの声で笑い声を聞くことも、あなたの顔に笑顔を見ることもできないことを覚えておいてください。 あなたの書いたものをすべて書き始めたいのでない限り、電子メールにはどのような言葉でも誤解される可能性のある言語は避けてください。
- 短くて甘い。 あなたが電子メールを送るときに小説を書くことはしないでください。 ほとんどの人は本当にそれを電子メールであまり読んでみたくない。 電子メールが必然的に長い場合は、重要な概念を強調表示したり、箇条書きを使用したり、開始段落で件名を要約して、受信者を助けてください。
- コミュニケーションをよくする。 あなたはあなたの読者を混乱させたくないので、あなたの文章の中で明確かつ簡潔になるように時間をかけてください。 友人に電子メールを送る場合は、あなたの文章スタイルをよりカジュアルにすることができます。 しかし、これがビジネスコミュニケーションであれば、適切な文法を使用し、プロフェッショナルではないように見える記号や絵文字を使わないでください。
電子メール通信は非常に普及しています。 時間をかけてゴールデンルールに従えば、洗練されたネチケットのプロになるためには長い道のりを歩むでしょう。
Debby Mayneによる編集