適切なメールエチケットの重要性

あなたはそれを送った人について疑問を抱く電子メールを受け取ったことがありますか？ それとも、悪いことに、後であなたが後悔したメールを送ったことはありますか？

悪いEメールの受信側にいると、あなたの頭を揺さぶって、他の人が何を考えているのか把握しようとします。 それを送った人であることは、そうでなければ素晴らしい一日を滅ぼすことがあり、後で悪影響を及ぼすことがあります。

電子メールを圧縮解除する速度は、これを通信の好ましい方法にしました。 誤ったコミュニケーションや苦労を避けるためには、個人メールかビジネスメールかを問わず、適切な礼儀に従う必要があります。

あなたが治療したいと思うように受信者を治療することによってゴールデンルールに従います。 任意の電子メールで 「送信」をクリックする前に、1分ほど待ってから余分な読込みを行います。 電子メールを効果的に使用することで、上司に肯定的な意見を聞かせることができます。

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  プライバシーを守らないでください

  あなたの会社と個人のEメールはプライベートではないかもしれないことに留意してください。 あなたの会社は、オフィスから送信されたものを読む権利がありますので、決して書いたり、個人的または機密性の高い情報を仕事から送信したりしないでください。 自宅からの個人メールは転送される可能性がありますので、間違った人に届くと問題を引き起こす可能性のあるものは書面で書き込まないでください。

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  離れて攻撃的なコメントから離れて

  あなたの電子メールに不快なコメントを避けてください。 これには、他の人や会社に関する人種差別的、性的、または否定的な発言が含まれます。 攻撃的なメールを受け取った場合は、返信したり、誰にでも転送したりしないでください。 あなたの上司に誤解される可能性があることを電子メールで伝えないでください 。

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  叫ばないで

  すべての大文字を入力すると、電子メールが叫ぶようになってしまうことを覚えておいてください。 メッセージを読みやすくすると思う人もいますが、そうではありません。 標準の大文字で読むときは、目に見えやすいフォントを使用してください。

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  あなたのメッセージを編集する

  メールを送信する前に編集してください。 スペルチェッカーを使用して、すべてのビジネスメールを調べ、適切な文法があることを確認します。 あなたはいつも、自分自身をプロにして自分自身を相手にしたいと思っています。 それがあなたの意図されたポイントを渡すことを確認するためにそれを書くことを終えた後に個人の電子メールをチェックしてください。 1つの単語を削除すると、文の意味を変更できます。

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  慎重に返信する

  受け取ったメールに返信する適切な方法を理解してください。 "to"と "cc"フィールドには、送信者とその他の人に細心の注意を払ってください。 あなたの "保存された"フォルダをあまりにも煩雑にするのではなく、できるだけ早く応答してください。

  ヘッダーに誰が記載されているかを調べる前に、「すべて返信」を押すという衝動を避けてください。 レスポンスがあなたのリストにある他の人を混乱させるかもしれません。あるいはあなたが知らない人に不必要な情報を送ってしまうかもしれません。 「すべて返信する」をクリックする唯一の時間は、送信している情報が誰もが必要であることを確認している場合です。

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  電子メールツールを身近に感じる

  ツールとメールの種類を知っている。 これには、 "to"、 "cc"、 "bcc"、および件名が含まれます。 主な受信者は、[To]フィールドに入力する必要があります。 誰かをコピーする必要がある場合は、通常、その人を "cc"またはcarbon copyフィールドに追加します。 誰かが自分のメールを受信して​​リストに載っていないままコピーする必要がある場合は、「bcc」またはブラインドカーボンコピーを使用します。 あなたが送信している情報を知る必要がある人だけをコピーしてください。

  決してチェーン電子メールを転送しないでください。 これらは煩わしいものになり、人々のメールボックスを邪魔になるほど詰まらせることになります。 あなたは真実かもしれないし、そうでないかもしれないメッセージを転送する人になりたくありません。

  ビジネス関連のメールの件名は必ず入力してください。個人のメールでは優先します。 件名はできるだけ短く、郵送ごとに1つのトピックしか持たないでください。

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  簡単に保つ

  ほとんどの人は長いメッセージではなく簡単なメールを好む。 可能であれば、いくつかの文章であなたの意見を述べてください。 より長いメッセージのために、人々に基本を知らせるための序文の段落から始めます。 トピックが複数ある場合は、メッセージを1つのメールにつき1つのトピックで複数のメールに分割します。

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  あなたのトーンを見てください

  あなたの電子メール通信にポジティブなトーンを維持する。 snarky発言は面白いというよりむしろ賢明であると思います。 他の人があなたの声の声を聞くことができるように、音声通信のための風刺的なユーモアを保存します。 これには怒りも含まれます。 あなたは常に怒っている電子メールを送信しないようにするか、あなたが仕事をしている人や気になる人に違反する危険性があります。

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  慎重に優先フラグを使用する

  優先度の高いフラグがある場合は、必要なときにのみ使用してください。 あまりにも多すぎると、最終的にはあなたが望む反対の効果が得られ、あなたの電子メールを受信者の優先順位リストの一番下に送信します。

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  あなたの名前を署名

  あなたの電子メールに署名することを忘れないでください。 受信者は、スクロールアップしてメッセージを送信した人を特定する必要がある場合、迷惑をかけることがあります。 あなたが電話で応答を期待している場合は、ファイルにその人がいることがわかっていても、その番号を必ず含めてください。 電子メールの目的は時間を節約することであり、自分がやっていることをやめることは物事を遅らせることになります。 署名行がある場合は、適切な電子メールアドレスと電話番号で更新してください。